5 tips giúp việc họp online hiệu quả mùa Covid

Trước tình hình dịch Covid-19 ngày càng diễn biến phức tạp, thay vì duy trì hình thức làm việc offline truyền thống, 5S Media đã linh hoạt chuyển sang làm việc online từ xa. Mặc dù có những xáo trộn, các proposal vẫn được hoàn thành đúng hạn; các buổi họp, lịch training vẫn diễn ra thường xuyên và tinh thần làm việc của các thành viên dường như không bị ảnh hưởng chút nào!

“Bí kíp” nằm ở 5 yếu tố dưới đây:

1. Kết nối với nhau qua nền tảng họp online phù hợp

Google Meets chính là công cụ được 5S sử dụng thường xuyên trong công việc bởi chất lượng đường truyền và giao diện dễ sử dụng cho việc họp nhóm. Kết hợp với kênh họp trực tuyến, 5S cũng thường xuyên trao đổi công việc qua Google Hangouts, tận dụng các ứng dụng của Google như Google Drive (Google Docs, Sheet…) và sử dụng Base làm nền tảng quản lý công việc của đội nhóm.

Ngoài ra, có rất nhiều nền tảng khác mà bạn có thể tham khảo như: Zoom, Microsoft Teams…

2. Đặt lịch họp trên Calendar

Để sắp xếp công việc và tổ chức các buổi họp hiệu quả, 5S sử dụng Google Calendar. Thông thường, kế hoạch họp sẽ được thông báo và thống nhất trước 2 ngày để người tham gia có thể chủ động sắp xếp. Chế độ nhắc nhở (Reminder) luôn được cài đặt sẵn để mọi người có thể nhận được thông báo trước khi cuộc họp diễn ra.

3. Tắt mic trong cuộc họp đông người

Một lưu ý nhỏ với cuộc họp đông người, hãy tắt mic khi người điều phối cuộc họp đang nói để tránh gây nhiễu tiếng, chỉ mở mic khi đến lượt bạn trình bày! Ngoài ra, hãy mở video để tăng kết nối với đồng nghiệp trong thời gian này!

4. Chọn không gian làm việc yên tĩnh

Những tiếng ồn bên ngoài sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới chất lượng cuộc họp. Vì thế, bạn cần chủ động sắp xếp làm việc ở phòng riêng yên tĩnh với kết nối Internet ổn định để không bị mất tập trung. Đó cũng là cách bạn thể hiện sự tôn trọng với những người tham gia cuộc họp.

5. Quan trọng hơn hết chính là thái độ nghiêm túc!

Hãy giữ thái độ nghiêm túc như khi làm việc tại công ty (ngồi vào bàn làm việc thay vì ghế sofa hay trên giường, check-in và check-out đúng thời gian làm việc quy định, hoàn thành mọi công việc được giao một cách tốt nhất…)!